1- هدف :
1\1- تعریف چگونگی تصویب مستندات پیش از انتشار، بازنگری و به روز آوری و تصویب مجدد مستندات و اطمینان از تعیین تغییرات و و ضعیت ویرایش جاری مستندات، در دسترس بودن ویرایش معتبر مستندات در مکان استفاده، خوانا و قابل تشخیص باقی ماندن مستندات
2- محدوده اعتبار:
2\1- این روش اجرایی کلیه فعالیت های مرتبط با کنترل مدارک و داده های مورد استفاده در سیستم مدیریت کیفیت ……………. نظیر مدارک فنی و سیستمی را در بر می گیرد.
3- تعاریف و مفاهیم :
3\1- مدرک : به هر مستندی که به عنوان مرجع انجام فعالیت های سیستم کیفیت مورد استفاده قرار می گیرد و ممکن است بصورت کاغذی یا واسطه های الکترونیکی باشد اطلاق می گردد.
3\2- مدرک سیستمی : کلیه مستنداتی که ضوابط، روال و چگونگی انجام فعالیت ها را در سیستم مدیریت کیفیت معین می نماید، نظیر: خط مشی کیفیت، نظامنامه کیفیت، نمودار سازمانی، شناسنامه های فرآیند، روش های اجرایی، دستورالعمل های اجرایی و … .
3\3- مدرک فنی : مدارک فنی شامل موارد زیر می باشند :
 نقشه های قطعات، مجموعه ها و محصول، جیگ و فیکسچر ها و قالب ها
 برگ عملیات فرآیند تولیدی (مواد و قطعات مصرفی، عملیات تولیدی، برگ تصویر).
 استاندارد های فنی.
 معیارهای پذیرش و جداول آزمایشات.
 دستورالعمل های کاری ( در بر گیرنده اطلاعات فنی و مکانیزم های اجرایی)
 سایر مدارک فنی در دستورالعمل اجرایی کنترل مدارک فنی عنوان گردیده.

3\4- مدارک مهندسی سازمان : مدارکی نظیر آیین نامه ها، نمودارهای سازمانی، شرح ماموریت واحد ها، جدول مسئولیت ها، جدول اختیارات و …
3\5- مدرک برون سازمانی: .
3\6- مدرک معتبر : آخرین نسخه بروز شده از هر مدرک که قابل کاربرد و استناد در سیستم کیفیت می باشد. مدارک معتبر کاغذی مهمور به مهر سبز رنگ «مدرک معتبر» می باشند مدارک معتبر مکانیزه تحت شبکه آخرین ویرایش جهت استفاده رسمی بایستی مهمور به مهر معتبر باشد.
3\7- مدرک منسوخ : نسخ قبلی از یک مدرک معتبر بوده که توسط نسخه معتبر جایگزین شده است و یا اینکه یک مدرک حذف شده ازسیستم کیفیت می باشد. مدارک منسوخ مهمور به مهر قرمز رنگ «مدرک منسوخ» می باشد و در سیستم مکانیزه با عنوان منسوخ مشخص می گردند.
3\8- مدرک جهت اطلاع : مدرکی که صرفا جهت آگاهی و اطلاع به صورت کاغذی توزیع شده و نمی توان به عنوان ملاک عمل به آن ارجاع نمود، همچنین مدارکی که بدون هیچ مهری بر روی آنها در واحد ها موجود باشند مدارک «جهت اطلاع» هستند.
3\9- مدرک تحت بررسی : مدارک فنی که جهت بررسی و اعلام نظر به صورت کاغذی به سایرواحد ها ارسال می شوند و تحت کنترل واحد متولی می باشند.
3\10- روش اجرایی: راه مشخصی برای انجام یک فرآیند است. ارتباط روش اجرایی و نظامنامه می بایستی مشخص باشد.روش اجرایی می تواند شامل دستورالعمل های اجرایی باشد.
3\11- دستورالعمل اجرایی : نحوه تحقق هدف (اهداف) معيني را در محدوده اعتبار مشخص تبيين مي كند و مشخص مي كند كه چه واحدي چه فعاليتي را براي رسيدن به هدف مشخص انجام دهد و روابط بين فعاليتها و گردش اطلاعات را تشريح مي نمايد .
3\12- دستورالعمل كاري: راهنماي انجام يك فعاليت در زمينه خاص كه ايجاد آن متكي بر نكات فني و تخصصي و مكانيزمهاي اجرايي موضوع است و بكارگيري تكنيك هاي فني خاص و فرمت آن بنابر ماهيت و نيازمنديهاي كار تعيين مي شود مانند تصوير، جدول و…
3\13- شناسنامه فرآیند : مدرکی است که مشخصات اصلی فرآیند ها شامل تشریح ورودیها، خروجی ها، نحوه پردازش، فعالیت ها، مستندات مرتبط، شاخص های اندازه گیری و نحوه پایش و مسئولین مرتبط را مستند می نماید. شناسنامه فرآیند حسب ضرورت بر اساس صلاحدید می تواند برای فرآیند ها تهیه گردد.
3\14- استاندارد: ضوابط و معیارهای مشخص و از پیش تعیین شده انجام فعالیت ها و یا مشخصات و ویژگی های تعیین شده برای یک موضوع می باشد. استاندارد های داخلی شرکت شامل موارد زیر می باشد:
 استانداردهای مرتبط با مشخصات محصولات، قطعات و مجموعه ها
 استاندارد های فنی مرتبط با فرآیندهای تولید، تجهیزات، ماشین آلات و خطوط تولید کاربرد دارد.
 استاندارد های فنی مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت، مدارک و فعالیت های کیفی و سایر مدارک مورد استفاده ایمنی و بهداشت و برنامه ریزی و سیستم ها تعریف شده باشد.
 استاندارد های سیستمی مرتبط با مدارک سیستمی ……… تعریف گردیده باشد.
3\15- واحد : منظور حوزه های مستقل و سایر مجوعه هایی می باشند که مستقیما با مدیریت شرکت در ارتباط هستند.
3\16- کاربران : منظور افراد یا سازمان هایی است که جهت وظایف محوله باید به مدارک معتبردسترسی داشته باشند.
3\17- کنترل مدارک : منظور واحد مجری کنترل مدارک و آرشیو فنی می باشد.
3\18- مجري كنترل مدارك : فردي كه وظيفه كنترل مدارك و مستندات و داده های……….. را بر عهده دارد .
3\19- نماينده مديريت ارشد درسيستم مديريت كيفيت : يكي از مديران شركت كه توسط مديريت ارشد جهت حفظ و نگهداري و ارائه گزارش در خصوص عملكرد سيستم مديريت كيفيت تعيين مي گردد .
3\20- نماینده کنترل مدارک : .
3\21- نماینده فعالیت های سیستمی و استاندارد واحد ها : منظور نماینده مدیریت ها و ادارات مستقل و سایر مجموعه هایی می باشد که از سوی از این ادارات و مدیریت ها جهت همکاری و هماهنگی از سوی مدیریت های واحد ها معرفی می شوند و فعالیتهایی همچون : فعالیتهای تیمی ،فعالیت در کمیته های تخصصی، سیستمی و کنترل فرآیندی و نظارت بر سیستمهای داخلی و مشارکت در طرح تحول وتعالی سازمانی و .. شرکت دارند.
توجه : نمایندگان فوق در شاخه مدیریت ها و ادارات مربوطه در سیستم اتوماسیون اداری تحت عنوان حوزه فعالیت های سیستمی و استاندارد تعریف می شوند .
3\22- مالک فرآیند : تیمی است متشکل از نمایندگان تام الاختیار صاحب فرآیند و سایر واحد های ذینفع در هر فرآیند.
3\23- متولی اصلی مدرک : واحدی که به عنوان مسئول تهیه مدرک تعیین شده است.

در ادامه با موارد زیر آشنا خواهید شد:

نحوه استاندارد سازی کدینگ مستندات و مدارک

فرم ها

دستورالعمل اجرایی کنترل مدارک و مستندات

ضوابط و مسئولیت گردش کار