1-   هدف :

1\1-   اطمینان از شناسایی صحیح و استفاده از روش های مطمئن و کارآمد و کم هزینه و به موقع جهت امحاء اوراق و مدارک فاقد استفاده و نیازمند امحاء

2-    محدوده اعتبار:

2\1-   این دستورالعمل در ……………… کاربرد دارد.

3-   تعاریف و مفاهیم :

3\1-   مدرک : به هر مستندی که به عنوان مرجع انجام فعالیت های سیستم کیفیت مورد استفاده قرار می گیرد و ممکن است بصورت کاغذی یا واسطه های الکترونیکی باشد اطلاق می گردد.

3\2-   مدرک سیستمی : کلیه مستنداتی که ضوابط، روال و چگونگی انجام فعالیت ها را در سیستم مدیریت کیفیت معین می نماید، نظیر: خط مشی، نظامنامه کیفیت، نمودار سازمانی، شناسنامه های فرآیند، روشهای اجرایی، دستورالعمل های اجرایی و … .

3\3-   مدرک فنی : مدارک فنی شامل موارد زیر می باشند :

­    نقشه های قطعات، مجموعه ها و محصول، جیگ و فیکسچر ها و قالب ها

­    برگ عملیات فرآیند تولیدی (مواد و قطعات مصرفی، عملیات تولیدی، برگ تصویر).

­    استاندارد های فنی.

­    معیارهای پذیرش و جداول آزمایشات.

­    دستورالعمل های کاری ( در بر گیرنده اطلاعات فنی و مکانیزم های اجرایی)

­    *سایر مدارک فنی در دستورالعمل اجرایی کنترل مرکزی مدارک فنی عنوان گردیده.

3\4-   مدارک مهندسی سازمان : مدارکی نظیر آیین نامه ها، نمودارهای سازمانی، شرح ماموریت واحد ها، جدول مسئولیت ها، جدول اختیارات و …

3\5-   مدرک معتبر : آخرین نسخه بروز شده از هر مدرک که قابل کاربرد و استناد در سیستم کیفیت شرکت می باشد. مدارک معتبر کاغذی مهمور به مهر سبز رنگ «مدرک معتبر» می باشند مدارک معتبر مکانیزه تحت شبکه آخرین ویرایش جهت استفاده رسمی بایستی مهمور به مهر معتبر باشد.

3\6-   مدرک منسوخ : نسخ قبلی از یک مدرک معتبر بوده که توسط نسخه معتبر جایگزین شده است و یا اینکه یک مدرک حذف شده ازسیستم کیفیت شرکت می باشد. مدارک منسوخ مهمور به مهر قرمز رنگ «مدرک منسوخ» می باشد و در سیستم مکانیزه با عنوان منسوخ مشخص می گردند.

3\7-   مدرک جهت اطلاع : مدرکی که صرفا جهت آگاهی و اطلاع به صورت کاغذی توزیع شده و نمی توان به عنوان ملاک عمل به آن ارجاع نمود، همچنین مدارکی که بدون هیچ مهری بر روی آنها در واحد ها موجود باشند مدارک «جهت اطلاع» هستند.

4\1- فعالیت های مرتبط با این فرآیند به شرح زیر می باشد:
4\1\1- شناسایی اوراق و مدارک نیازمند امحا و نحوه جمع آوری آن
4\1\2- تشخیص و تعیین و تکلیف امحاء
4\1\3- اجرای امحاء
4\1\4- ارزیابی و نظارت

در ادامه ……. موارد زیر از این دستورالعمل خواهد آمد:

شرح فرایند و ضوابط هر یک از فعالیت ها

مدیریت تغییرات ………

نمونه فرم ها ………..

مستندات ……..

گردش کار و مسئولیت ها

پیوست ها (

1\1-       جدول نگهداری مستندات و مدارک

چک لیست ممیزی و نظارت بر فرآیند امحاء به شماره

1\2-       جدول معرفی روش های امحاء

1\3-       گردش کار و مسئولیت های امحاء

1\4-       جدول نیازمندی های منابع انجام کار

)